PDF-Formulare automatisch auslesen und füllen

20. Juni 2019

FileScheduler Workflows Server kann Daten aus komplexen PDF-Formularen auslesen, PDF-Formulare ausfüllen, Formulare ändern / anpassen sowie PDF-Formulare als Verarbeitungsschablonen nutzen.

PDF-Formulare automatisch verarbeiten

FileScheduler Workflows können PDF-Dateien aus Hotfoldern und Verzeichnisstrukturen automatisch einlesen und verarbeiten. Nach dem Einlesen des PDFs können alle vorhandenen Formularfelder ermittelt und im Workflow individuell angesprochen / verwendet werden. Dabei können zahlreiche Informationen zu den Formularfeldern abgefragt werden, wie z.B. der Typ des Formularfelds (Textfeld, Häkchenbox, Auswahlliste etc.), ein bereits vorgegebener Textinhalt / Wert, die Schriftart und Schriftgröße des Formularfelds und vieles mehr.

FileScheduler Workflows können beispielsweise

  • alle Eigenschaften der Formularfelder abfragen und ändern
  • Formularfeldwerte / -Inhalte auslesen
  • Formularfelder ausfüllen (z.B. Text eintragen, Häkchen setzen etc.)
  • Formularfelder löschen oder "flatten" Beim flatten wird das Formularfeld ins PDF "eingebrannt". Das Feld kann dann nicht mehr vom Anwender ausgefüllt werden. Es können einzelne Formularfelder geflattet werden oder auch das gesamte Formular mit allen Feldern.
  • Neue Formularfelder hinzufügen oder ein komplettes Formular automatisiert erstellen

Einsatz von PDF-Formularen

PDF-Formulare können in vielen Bereichen zum Einsatz kommen. Insbesondere dann, wenn  Dokumente / Formulare mit einem "statischen Layout" verwendet werden können. Inzwischen gibt es zahlreiche PDF-Tools, mit deren Hilfe PDF-Formulare mit statischem Layout einfach erstellt werden können.

"Statisches Layout" bedeutet hier, das sich das Formular-Layout nicht (ohne eingebettete Formularprogrammierung) automatisch an die eingegebenen Werte anpasst.
PDF-Textfelder besitzen grundsätzlich eine vorgegeben Größe (Breite und Höhe), die sich nicht abhängig vom eingegeben Text verändern kann.
Durch Javascript Programmierung bei der Erstellung des Formulars, können einige Einschränkungen umgangen werden.

Wenn Sie vollkommen flexible Dokumentenlayouts nutzen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere Software FileScheduler Report. FS Report bietet automatische Layoutanpassung auf Basis der Daten und anderer Bedingungen. So können beispielsweise Tabellen mit automatischem Überlauf auf die nächste Seite problemlos und ohne Programmierung in FS Report umgesetzt werden.

Auch für PDF-Formulare mit statischem Layout gibt es zahlreiche Anwendungsszenarien, wie beispielsweise

  • Einfache Dokumente, in die personenbezogene Daten eingetragen werden sollen, wie z.B. Anschreiben, Zertifikate, Visitenkarten, Rechnungen.
  • Formulare zur Abfrage von Informationen, wie z.B. Anmeldeformular.
  • Klebe-Etiketten und Aufkleber, die im Verpackungs- und Versandtprozess automatisiert ausgefüllt und gedruckt werden.
  • Deckblätter (Header / Trailerpages), Trennblätter in der Druckproduktion.
  • Ausschieß-Schablonen / Verarbeitungs-Schablonen und Kontainer für FileScheduler Workflows (siehe weiter unten)
Mit FileScheduler Workflows können PDF-Formulare in jedem Einsatzszenario verarbeitet werden. 

Auslesen von Formularen

Dabei liest der Workflow PDF-Formulare aus einem Hotfolder ein, um die Formularfeld-Werte auszulesen. FileScheduler Workflow unterstützt dabei alle Formularfeld-Typen (z.B. Textfeld, Auswahlliste, Häkchenbox etc.).

Die ermittelten Werte können nun beliebig vom Workflow genutzt werden. Sie können beispielsweise in ein anderes PDF-Formular übertragen werden, in eine MS Excel-Datei, in eine CSV-Datei, in XML-Dateien und anderen Formaten ausgegeben werden.

Die Werte könnten auch dazu genutzt werden, um nachfolgende Verarbeitungsschritte im Workflow abhängig von den Werten zu steuern.

Ausfüllen von Formularen

Dabei liest der Workflow das PDF-Formular ein, um die Formularfelder anschließend mit Werten zu füllen. Das ausgefüllte Formular kann nun vom Workflow gespeichert, direkt gedruckt, per Email gesendet oder beliebig anders weiterverarbeitet werden.

Die in die Formularfelder einzutragenden Informationen können aus Datenbanktabellen, MS Excel-Tabelle, CSV-Dateien, XML-Dateien und weiteren Quellen stammen. Vor dem Eintragen in die einzelnen Formularfelder, kann der Workflow die Werte zudem formatieren / anpassen.

Im Workflow können auch beliebige Bedingungen für das Ausfüllen implementiert werden, wie z.B.
"Wenn der Wert in der Tabellenspalte 'Geschlecht' gleich 'M' ist, dann setze das Häkchen im Formularfeld 'Geschlecht' und den Auswahlwert im Formularfeld 'Anrede' auf 'Herr'".

Darüberhinaus können auch die Formularfelder selbst abhängig von Werten und Bedingungen optisch verändert oder auch gelöscht werden.

Die folgenden Abbildungen zeigen ein einfaches Ausfüllbeispiel mit Werten aus einer MS Excel-Tabelle:

Formularfelder als Kontainer für spezielle Inhalte

Bei der Gestaltung von PDF-Formularen, die später von FileScheduler Workflows verarbeitet werden, können einfache Formular-Textfelder als Kontainer (=Rahmen / Box) verwendet werden. Der Formular-Designer legt dabei die Größe, die Position und das Aussehen des Kontainers fest, indem er Rahmenfarbe, Hintergrundfarbe, Schrift etc. im PDF-Formular-Textfeld vorgibt.
Diese Kontainer können im FileScheduler Workflow genutzt werden, um spezielle Inhalte darin zu platzieren, wie 

  • Barcodes mit individuellen Werten
  • variable Bilder, Logos, Unterschriften, gerenderte Minaturbilder von PDF-Seiten
  • komplette PDF-Seiten aus dem gleichen PDF-Dokument oder anderen PDF-Dokumenten
  • HTML-formatierter Text
  • und andere Element

Zu große Inhalte können bei Bedarf automatisch skaliert werden, so das sie in den vorgegeben Kontainerbereich passen.
Insbesondere kann auch die Schriftgröße beim Eintragen von zu langem Text / HTML-Text automatisch so angepasst werden, daß der gesamte Text in den Kontainerbereich passt.

Hier ein einfaches Beispiel dazu:

PDF-Formulare als Verarbeitungsschablonen

PDF-Formulare können einfach gestaltet und bei Bedarf immer wieder angepaßt werden. So können sie auch als flexible "Verarbeitungschablonen" oder Dokumentenvorlagen für FileScheduler Workflows genutzt werden.

Ein Beispiel (Ausschießen, Impositioning) soll den Zusammenhang verdeutlichen:

Als Druckerei möchten Sie 3 verschiedene Bücher gleichzeitig drucken, um Zeit und Material zu sparen. Die Bücher liegen in Form von 3 druckfertigen PDF-Dateien vor.

Sie kreieren nun ein PDF-Formular im DINA3 Querformat, in dem Sie den Aufbau eines Druckbogens definieren, auf dem 3 Buchseiten platziert werden können. Zur Festlegung der Position und Größe der Buchseiten verwenden Sie einfache Formular-Textfelder, die als Kontainer dienen. Sie können weitere Kontainer platzieren, um die aktuelle Seitennummer, Barcodes, OMR-Zeichen, variable Texte etc. auf dem Druckbogen zu platzieren. Nun speichern Sie das PDF-Formular als PDF-Datei und übergeben diese an ihren FileScheduler Workflow. Das PDF-Formular dient nun als Verarbeitungsschablone für den Workflow.

Der Workflow liest das PDF-Formular und die 3 Buch-PDF Dokumente ein. Nun wird der Druckbogen für die ersten Buchseiten aufbereitet, indem die jeweils erste PDF-Seite aus den 3 Bücher-PDFs in die Kontainer für die Buchseiten platziert werden. Auch die anderen Formularfelder werden mit den gewünschten Inhalten gefüllt. Nun beginnt der Aufbau des nächsten Druckbogens auf Basis der Schablone, bis alle Druckbögen erstellt wurden.
Das so erstellte PDF-Dokument enthält nun alle Druckbögen und kann als Datei gespeichert oder direkt gedruckt werden.
Möchten Sie die Position oder Größe der Buchseiten oder anderer Elemente auf dem Druckbogen ändern, so müssen Sie nur die Schablone (PDF-Formular) entsprechen anpassen und speichern.

Vorteile der Schablonentechnik

  • PDF-Formulare (Schablonen) sind einfach und ohne Spezialkenntnisse erstellbar
  • Die Erstellung ist kostengünstig, ohne teure Spezialsoftware
  • Schablonen / Layouts können einfach angepaßt werden, ohne den Verarbeitungsworkflow anpassen zu müssen
Wenn Sie PDF-Formulare automatisch verarbeiten möchten oder die Schablonentechnik in ihren FileScheduler Workflows nutzen möchten, sprechen Sie uns einfach dazu an.
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