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Briefsendungen optimiert zusammenführen

PDF-Geschäftsbriefe/Dokumente aus verschiedenen Quellen auf Basis gleicher Empfängeradressen schnell und sicher zusammenführen - Druck und Email-Versand.

In zahlreichen Anwendungsbereichen, wie z.B. dem "Briefdruck mit Portooptimierung in der Kuvertierung" oder einfach gesagt, "der Optimierung von Briefsendungen", ist es notwendig, die Empfänger-Adresse aus dem Adressbereich ("Kuvertfenster") der einzelnen Briefe zuverlässig zu ermitteln. Die ausgelesenen Adressen dienen anschließend meist zum Vergleich mit Adressen aus anderen Dokumenten oder Datenbanken,

  • um Briefe oder Dokumente für den gleichen Empfänger zu einem Dokument zusammenzufassen
  • um verarbeitete Adressen mit eine Soll-Datenbank abzugleichen (Soll-/Ist-Abgleich in der Produktion)

Im weiteren Verlauf soll es hier um den ersten Fall gehen, bei dem Briefe für den gleichen Empfänger zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen. Dieser Prozess liegt meist bei Druckdienstleistern vor, die Ihren Kunden den Druck, die Kuvertierung und meist auch den Versand ihrer Briefe anbieten. Da die Brief-Portokosten einen hohen Anteil an den Prozesskosten tragen, ist es natürlich interessant, die Portokosten pro Brief zu reduzieren, Eine Möglichkeit besteht darin, mehrere Brief-Sendungen an einen Empfänger zuverlässig zu erkennen und diese in ein Kuvert zu packen. Das gleiche Prinzip kann natürlich auch beim Email-Versand genutzt werden. Auch hier freut sich der Empfänger meist, wenn er nicht für jedes Schreiben eine einzelne Email erhält, sondern mehrere Dokumente in einer Email zugestellt werden. In einigen Fällen kann es zudem sinnvoll sein, zusammengehörende Schreiben vor dem Email-Versand zu einem PDF -Dokument zusammenzufassen und das als Anlage zu senden.

Die Herausforderung - Das zuverlässige Auslesen von Adressen

Das reine Auslesen von PDF-Text aus der Kuvertfenster-Zone einer PDF-Seite ist technisch relativ einfach.
In Deutschland gibt die DIN 5008 den Aufbau der Seite 1 eines Briefes und damit auch den zeilenweisen Aufbau und die Position des Kuvert-Fensters vor.

Das Problem ist jedoch, daß zahlreiche Unternehmen, Ämter und Behörden Ihre Briefe immer noch nicht DIN-konform erstellen. Dahinter verbirgt sich natürlich keine böse Absicht, sondern eher Unwissen, sowie die Komplexität und Vielfalt der verschiedenen Anwendungen und Tools, die dort genutzt werden, um Geschäftsbriefe/-dokumente wie Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine etc. zu erstellen. Die dabei vorkommenten Probleme bei der Erstellung/Generierung der Dokumente sind meist hausgemacht:

  • verschiedene Anwendungen nutzen Adress-Daten aus verschiedene Datenbanken
    Auf Grund inkonsistenter Datenpflege ergeben sich zur gleichen Adresse unterschiedliche Angaben in den Datenbanken
  • Nutzung verschiedener Layouts, Schriften, Zusatzangaben usw. beim Einsetzen der Adressen auf die Seite 1 der Dokumente

Ein einfaches Beispiel: Vergleichen Sie einmal den Inhalt der Kuvertfenster auf Ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung, der jährlichen Meldung zur Sozialversicherung und Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Diese Dokumente erhalten Sie von Ihrem Arbeitsgeber.

Beispiel für 3 Kuvertfenster mit der gleichen Adresse aus verschiedenen Anwendungen ausgegeben  

Eine normale Standard-Adresse
Adresse leicht versetzt, unterschiedliche Schriftgröße und Schreibweisen sowie Zusatzangaben
Fehlender Absender, Zusatzinhalte in kleiner Schrift, unterschiedl. Schreibweise, Position zu nah am Brieftext

Neben den oben gezeigten 3 Beispiele, gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Varianten, die vorkommen können und demnach beim Vergleichen von Adressen beachtet werden müssen.

Die Hauptaufgabe einer "intelligenten" Software besteht also darin, den Inhalt aus dem Kuvertfenster-Bereich auszulesen, alles überflüssige zu erkennen und so herauszufiltern, daß die eigentliche Adresse übrig bleibt. Anschließend muß diese Adresse noch in eine Form gebracht werden, um sie zuverlässig mit anderen Adressen vergleichen zu können.    

Die Lösung - das FileScheduler Extract Modul

Das FileScheduler Extract Modul wird seit mehreren Jahren fortlaufend weiterentwickelt, um die besten Ausleseergebnisse für Ihre FileScheduler PDF-Workflows zu bieten.

Die aktuelle Version V3.6 des FS Extract Moduls enthält eine umfangreiche, automatische Adressenextraktion und Normierung, die mit tausenden Adressen getestet wurde.
Diese Funktionen ermöglichen das hochperformante Auslesen, Bereinigen/Filtern und Normieren von Adressen, um Sie anschließend optimiert zu speichern oder mit anderen Adressen zu vergleichen.

Diese FS Extract Funktionen werden in Ihren Druck- oder Email-Workflows (Workflow-Apss) genutzt, um Dokumente mit gleicher Empfängeradresse zuverlässig zu einem PDF-Dokument, in ein Kuvert oder in eine Email "zusammenzupacken". 

Was benötige ich für eine automatisierte Lösung?

Falls Sie einen automatisierten PDF-Druckprozess mit "der Optimierung von Briefsendungen" bei der Kuvertierung oder einen Email-Prozess mit PDF-Anlagenoptimierung nutzen möchten, benötigen Sie

  • eine Lizenz des FileScheduler Workflows Servers inkl. Extract Modul
  • eine Workflow-App, in der Ihr Dokumenten-Verarbeitungsprozess implementiert ist

Kunden, die bereits einen FileScheduler Workflows Server mit einem PDF-Druckworkflow oder einem Email-Workflow nutzen, benötigen nur das FileScheduler Extract Modul, sowie eine Anpassung in Ihrer Workflow-App, die den Druckprozess bzw. den Email-Prozess ausführt.

Ihre Investition in Ihre maßgeschneiderte Lösung

Sprechen Sie uns bitte an, falls Sie ein Kauf- , Leasing- oder Abo-Angebot für Ihre Lösung erhalten möchten.

Das Gesamtpaket bestehend aus

  • 1 x Lizenz des FileScheduler Workflows Servers (Stufe "ultra lite") inkl. Extract Modul
  • 1 x Lizenz der Workflow-App (Ihr individueller Druckprozess oder Email-Prozess)

ist auch im Abo ab 190 Euro/Monat erhältlich (zuzüglich gesetzlicher MwSt.)

Für MS Windows 7, 10, 11 und Server Versionen 2008Rs - 2019.

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