PDF-Geschäftsbriefe/Dokumente aus verschiedenen Quellen auf Basis gleicher Empfängeradressen schnell und sicher zusammenführen - Druck und Email-Versand.
In zahlreichen Anwendungsbereichen, wie z.B. dem "Briefdruck mit Portooptimierung in der Kuvertierung" oder einfach gesagt, "der Optimierung von Briefsendungen", ist es notwendig, die Empfänger-Adresse aus dem Adressbereich ("Kuvertfenster") der einzelnen Briefe zuverlässig zu ermitteln. Die ausgelesenen Adressen dienen anschließend meist zum Vergleich mit Adressen aus anderen Dokumenten oder Datenbanken,
Im weiteren Verlauf soll es hier um den ersten Fall gehen, bei dem Briefe für den gleichen Empfänger zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen. Dieser Prozess liegt meist bei Druckdienstleistern vor, die Ihren Kunden den Druck, die Kuvertierung und meist auch den Versand ihrer Briefe anbieten. Da die Brief-Portokosten einen hohen Anteil an den Prozesskosten tragen, ist es natürlich interessant, die Portokosten pro Brief zu reduzieren, Eine Möglichkeit besteht darin, mehrere Brief-Sendungen an einen Empfänger zuverlässig zu erkennen und diese in ein Kuvert zu packen. Das gleiche Prinzip kann natürlich auch beim Email-Versand genutzt werden. Auch hier freut sich der Empfänger meist, wenn er nicht für jedes Schreiben eine einzelne Email erhält, sondern mehrere Dokumente in einer Email zugestellt werden. In einigen Fällen kann es zudem sinnvoll sein, zusammengehörende Schreiben vor dem Email-Versand zu einem PDF -Dokument zusammenzufassen und das als Anlage zu senden.
Das reine Auslesen von PDF-Text aus der Kuvertfenster-Zone einer PDF-Seite ist technisch relativ einfach.
In Deutschland gibt die DIN 5008 den Aufbau der Seite 1 eines Briefes und damit auch den zeilenweisen Aufbau und die Position des Kuvert-Fensters vor.
Das Problem ist jedoch, daß zahlreiche Unternehmen, Ämter und Behörden Ihre Briefe immer noch nicht DIN-konform erstellen. Dahinter verbirgt sich natürlich keine böse Absicht, sondern eher Unwissen, sowie die Komplexität und Vielfalt der verschiedenen Anwendungen und Tools, die dort genutzt werden, um Geschäftsbriefe/-dokumente wie Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine etc. zu erstellen. Die dabei vorkommenten Probleme bei der Erstellung/Generierung der Dokumente sind meist hausgemacht:
Ein einfaches Beispiel: Vergleichen Sie einmal den Inhalt der Kuvertfenster auf Ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung, der jährlichen Meldung zur Sozialversicherung und Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Diese Dokumente erhalten Sie von Ihrem Arbeitsgeber.
Neben den oben gezeigten 3 Beispiele, gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Varianten, die vorkommen können und demnach beim Vergleichen von Adressen beachtet werden müssen.
Das FileScheduler Extract Modul wird seit mehreren Jahren fortlaufend weiterentwickelt, um die besten Ausleseergebnisse für Ihre FileScheduler PDF-Workflows zu bieten.
Die aktuelle Version V3.6 des FS Extract Moduls enthält eine umfangreiche, automatische Adressenextraktion und Normierung, die mit tausenden Adressen getestet wurde.
Diese Funktionen ermöglichen das hochperformante Auslesen, Bereinigen/Filtern und Normieren von Adressen, um Sie anschließend optimiert zu speichern oder mit anderen Adressen zu vergleichen.
Falls Sie einen automatisierten PDF-Druckprozess mit "der Optimierung von Briefsendungen" bei der Kuvertierung oder einen Email-Prozess mit PDF-Anlagenoptimierung nutzen möchten, benötigen Sie
Kunden, die bereits einen FileScheduler Workflows Server mit einem PDF-Druckworkflow oder einem Email-Workflow nutzen, benötigen nur das FileScheduler Extract Modul, sowie eine Anpassung in Ihrer Workflow-App, die den Druckprozess bzw. den Email-Prozess ausführt.
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