Briefsendungen optimiert zusammenführen

In zahlreichen Anwendungsbereichen, wie z.B. dem "Briefdruck mit Portooptimierung in der Kuvertierung" oder einfach gesagt, "der Optimierung von Briefsendungen", ist es notwendig, die Empfänger-Adresse aus dem Adressbereich ("Kuvertfenster") der einzelnen Briefe zuverlässig zu ermitteln. Die ausgelesenen Adressen dienen anschließend meist zum Vergleich mit Adressen aus anderen Dokumenten oder Datenbanken,

• um Briefe oder Dokumente für den gleichen Empfänger zu einem Dokument zusammenzufassen
• um verarbeitete Adressen mit eine Soll-Datenbank abzugleichen (Soll-/Ist-Abgleich in der Produktion)

Im weiteren Verlauf soll es hier um den ersten Fall gehen, bei dem Briefe für den gleichen Empfänger zu einem Dokument zusammengefasst werden sollen. Dieser Prozess liegt meist bei Druckdienstleistern vor, die Ihren Kunden den Druck, die Kuvertierung und meist auch den Versand ihrer Briefe anbieten. Da die Brief-Portokosten einen hohen Anteil an den Prozesskosten tragen, ist es natürlich interessant, die Portokosten pro Brief zu reduzieren, Eine Möglichkeit besteht darin, mehrere Brief-Sendungen an einen Empfänger zuverlässig zu erkennen und diese in ein Kuvert zu packen. Das gleiche Prinzip kann natürlich auch beim Email-Versand genutzt werden. Auch hier freut sich der Empfänger meist, wenn er nicht für jedes Schreiben eine einzelne Email erhält, sondern mehrere Dokumente in einer Email zugestellt werden. In einigen Fällen kann es zudem sinnvoll sein, zusammengehörende Schreiben vor dem Email-Versand zu einem PDF -Dokument zusammenzufassen und das als Anlage zu senden.

Das reine Auslesen von PDF-Text aus der Kuvertfenster-Zone einer PDF-Seite ist technisch relativ einfach.
In Deutschland gibt die DIN 5008 den Aufbau der Seite 1 eines Briefes und damit auch den zeilenweisen Aufbau und die Position des Kuvert-Fensters vor.

Das Problem ist jedoch, daß zahlreiche Unternehmen, Ämter und Behörden Ihre Briefe immer noch nicht DIN-konform erstellen. Dahinter verbirgt sich natürlich keine böse Absicht, sondern eher Unwissen, sowie die Komplexität und Vielfalt der verschiedenen Anwendungen und Tools, die dort genutzt werden, um Geschäftsbriefe/-dokumente wie Rechnungen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine etc. zu erstellen. Die dabei vorkommenten Probleme bei der Erstellung/Generierung der Dokumente sind meist hausgemacht:

• verschiedene Anwendungen nutzen Adress-Daten aus verschiedene Datenbanken
  Auf Grund inkonsistenter Datenpflege ergeben sich zur gleichen Adresse unterschiedliche Angaben in den Datenbanken
• Nutzung verschiedener Layouts, Schriften, Zusatzangaben usw. beim Einsetzen der Adressen auf die Seite 1 der Dokumente

Ein einfaches Beispiel: Vergleichen Sie einmal den Inhalt der Kuvertfenster auf Ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung, der jährlichen Meldung zur Sozialversicherung und Ihrer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Diese Dokumente erhalten Sie von Ihrem Arbeitsgeber.

Neben den oben gezeigten 3 Beispiele, gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Varianten, die vorkommen können und demnach beim Vergleichen von Adressen beachtet werden müssen.