Automatisches Senden von personalisierten Emails

6. Januar 2021

Automatisches Senden von personalisierten Emails mit Anlagen. Nutzen Sie Sicherheitsfeatures wie SMTPS, Email-Verschlüsselung und PDF-Verschlüsselung. Senden Sie automatisch ausgefüllte PDF-Formulare, verschlüsselte PDF-Dokumente und vieles mehr.

Unsere Software "FileScheduler Workflows Server" ermöglicht es, individuelle Datei-/Dokumenten-Prozesse zu automatisieren.

Emails automatisiert senden

Mit einem nach ihren Anforderungen gestalteter FileScheduler Workflow können Emails vollautomatisiert gesendet werden. Zum Senden wird ein Mail-Server und ein Email-Postfach/Account benötigt, unter dem die Emails gesendet werden.

  • Unterstützung aller SMTP-fähigen Mail-Server
  • Nutzung von Inhouse-Mail-Servern, z.B. MS Exchange Server
  • Nutzung von cloudbasierten Email-Servern und Email-Services
  • Nutzung sicherer Verbindungen vom FileScheduler Rechner zum Email-Server mittels SSL/TLS (SMTPS)

Im einfachsten Fall kann ihr FileScheduler Workflow Emails über ihren Email-Account (=Email-Absender) bei einem Provider wie Ionos, Web.de, Strato, Freenet etc. senden.

Sicherheit - Secure Mail

Die Sicherheit beginnt mit dem Aufbau der Verbindung vom FileScheduler Workflow zu ihrem Email-Server/Service. Diese erfolgt in der Regel mittels SMTPS (Simple Mail Transfer Protocol Secure). SMTPS dient zur Absicherung der Kommunikation beim E-Mail-Transport via SMTP über SSL/TLS. SMTPS ermöglicht eine gesicherte Authentifizierung der Kommunikationspartner sowie die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Nachrichten zwischen dem Workflow und ihrem Email-Server.

Eine Ende-zu-Ende-Sicherheit zwischen Absender und Empfänger wird dadurch nicht erreicht, da alle Mail-Server auf dem Weg vom Absender zum Empfänger die E-Mail im Klartext verarbeiten müssen. Eine Sicherheit der E-Mail auf Anwendungsebene wird durch SMTPS nicht erreichbar.

Diese Lücke kann bei durch Signieren und Verschlüsseln der Email erfolgen. Der Workflow kann die Email beim Absenden verschlüsseln. Der Email-Client des Empfängers muß dann die Email vor der Anzeige entschlüsseln. Um dieses Verfahren zu nutzen, erstellt der Empfänger in der Regel ein Sicherheitszertifikat, das er dem Absender einmalig  in Form einer Zertifikatsdatei (.pfx, .cer oder .pem) zusammen mit einem Public Key übermittelt.
Der Workflow nutzt das Zertifikat, um den Inhalt der Email so zu verschlüsseln, das sie beim Empfänger (z.B. in MS Outlook) auch wieder entschlüsselt werden kann.
Dieses sehr sichere Verfahren ist somit nicht für den Versand an beliebige Empfänger einsatzbar.

FileScheduler Workflows bieten das Senden von Emails, die auf Basis eines Zertifikates aus einer PFX-Datei, .CER-Datei oder .PEM-Datei signiert oder verschlüsselt werden.

Was kann alles per Email gesendet werden?

Ein Email-Text kann im einfachen Fall aus normalen Text bestehen. Der Email-Text (Body) von Business-Emails wird in der Regel im HTML-Format gesendet, um die CI des Unternehmens auch in der Email-Signatur in Form von Formatierungen und Firmenlogos abzubilden.
Da RTF kein Standard-Format für den Email-Versand ist, wird ein als RTF-Text formatierter Email-Text vor dem Senden vom Email-Client (z.B. MS Outlook) automatisch in HTML umgewandelt.
Der FileScheduler Workflow kann Emails im normalen Text-Format sowie im HTML-Format senden.  Um den Empfang auf verschiedenen Geräte zu gewährleisten, können Emails auch beide Text-Bodys (normalen Text und HTML-formatierten Text) enthalten. Der Email-Client des Empfängers zeigt dann den Email-Body in dem Format an, das er unterstützt.

  • Nutzung von textbasierten Email-Nachrichten und/oder HTML-Formatierten Email-Nachrichten
  • Nutzung von eingebetteten oder verlinkten Bilden (z.B. Firmenlogos)
  • Nutzung beliebig vieler Datei-Anlagen (z.B. PDF, Office-Dokumente)
  • Automatisches ZIPen von Datei-Anlagen vor dem Versand der Emails

Woher kommen die Daten zu den Email-Empfängern?

Alle notwendigen Angaben zum Senden von Emails (z.B. Name des SMTP-Servers, Absender-Email-Adresse) können direkt im FileScheduler Workflow eingestellt werden.
Die Angaben zu den jeweiligen Empfängern können natürlich variieren. Im FileScheduler Workflow können alle Daten zur Gestaltung der Emails aus beliebigen Datenquellen ausgelesen und in der Email zusammengeführt werden. 

Variable Daten zum Email-Empfänger (Email-Adresse, Name, Vorname, Anrede etc.) können beispielsweise aus einer MS Excel Tabelle ausgelesen werden.
Der Email-Text/Nachrichtentext kann beispielsweise aus einer Datei eingelesen werden, die als Textschablone dient. Bei der Erstellung einer Email liest der Workflow die Textschablone ein und füllt sie mit den variablen Daten des Empfängers (z.B. Name, Vorname), um personalisierte Email-Nachrichten zu erstellen.
Sie kennen dieses Prinzip sicherlich aus der Erstellung von Newslettern.

Alle variable Daten und Textschablonen, die zur Gestaltung von Emails benötigt werden, können vom Workflow aus verschiedenen Datenquellen eingelesen werden.

  • Nutzung von Daten aus SQL-Datenbanken
  • Nutzung von Daten aus MS Excel-Dateien, CSV-Dateien, XML-Dateien, HTML-Dateien und anderen Dateiformaten
  • Auslesen von Daten PDF-Dokumenten (mittels FSExtract Modul)

Bei Bedarf können alle ausgelesenen Daten vor der Erstellung und dem Versand einer Email nach individuellen Regeln überprüft, automatisch korrigiert oder Konvertiert werden. So kann sichergestellt werden, daß inhaltliche Fehler vor dem Senden erkannt und vermieden werden.

Empfgangskontrolle der gesendeten Emails

Leider gibt es nach dem Senden einer Email keine generelle 100% Kontrolle darüber, ob der Empfänger ihre Email in seinem Postfach erhalten hat.
In den meisten Fällen senden beteiligte Mail-Server bei "Problemen" eine Rückmeldung an den Absender, also hier an das Postfach, das der FileScheduler Workflow zum Senden der Emails nutzt.
Rückmeldung könnten beispielsweise sein: "Unbekannter Empfänger", "Email konnte nicht zugestellt werden", "Postfach des Empfängers ist voll"
Der Eingang solcher Rückmeldungen kann zeitlich stark variieren.

Der Mail-Server/Content-Filter des Empfängers entscheidet zudem, ob ihre Email ins Postfach übertragen wird, einfach gelöscht oder in den Spam-Ordner verschoben wird.
In diesem Fällen erhalten Sie in der Regel kein Rückmeldungen, um den Empfang ihrer Emails zu bewerten.

Dennoch besteht die Möglichkeit, die Zustellung der Emails auf Basis der "Problem"-Rückmeldungen zu kontrollieren.
Hierzu kann ihr FileScheduler Workflow auch den Posteingang ihres Absender-Account überwachen und prüfen, ob in einem gewissen Zeitrahmen Problem-Rückmeldungen zu den gesendeten Emails empfangen wurden. Der Workflow kann dann genau nach ihren Anforderungen reagieren.

In einem FileScheduler Workflow können komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe umgesetzt werden.
Das automatisierte Senden von Emails ist nur eine von hunderten Funktionen, die in ihrem FileScheduler Workflow genutzt werden können. In der Regel werden Dokumente (Datei-Anlagen) vom gleichen Workflow generiert, aufbereitet, gedruckt etc. und dann per Email-Versand gesendet. 
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