Automatisches Senden von personalisierten Emails

Emails automatisiert senden

Mit einem nach Ihren Anforderungen gestalteter FileScheduler Workflow können Emails vollautomatisiert gesendet werden. Zum Senden wird ein Mail-Server und ein Email-Postfach/Account benötigt, unter dem die Emails abgesendet werden.

• Unterstützung aller SMTP-fähigen Mail-Server
• Nutzung von Inhouse-Mail-Servern, z.B. MS Exchange Server
• Nutzung von cloudbasierten Email-Servern  und Email-Providern
• Nutzung sicherer Verbindungen von Ihrem FileScheduler Rechner zum Email-Server mittels SSL/TLS (SMTPS)

Im einfachsten Fall kann Ihr FileScheduler Workflow Emails über Ihren persönlichen Email-Account bei einem Provider wie Ionos, Web.de, Strato, Freenet etc. versenden.

Sicherheit - Secure Mail

Die Sicherheit beginnt mit dem Aufbau der Verbindung vom FileScheduler Workflow zu Ihrem Email-Server/Service. Diese erfolgt in der Regel mittels SMTPS (Simple Mail Transfer Protocol Secure). SMTPS dient zur Absicherung der Kommunikation beim E-Mail-Transport via SMTP über SSL/TLS. SMTPS ermöglicht eine gesicherte Authentifizierung der Kommunikationspartner sowie die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Nachrichten zwischen dem Workflow und Ihrem Email-Server.

Eine Ende-zu-Ende-Sicherheit zwischen Absender und Empfänger wird dadurch nicht erreicht, da alle Mail-Server auf dem Weg vom Absender zum Empfänger die E-Mail im Klartext verarbeiten müssen. Eine Sicherheit der E-Mail auf Anwendungsebene wird durch SMTPS nicht erreichbar.

Diese Lücke kann bei durch Signieren und Verschlüsseln der Emails geschlossen werden. Der Workflow kann die Email beim Absenden verschlüsseln. Der Email-Client des Empfängers muß dann die Email vor der Anzeige entschlüsseln. Um dieses Verfahren zu nutzen, erstellt der Empfänger in der Regel ein Sicherheitszertifikat, das er dem Absender einmalig  in Form einer Zertifikatsdatei (.pfx, .cer oder .pem) zusammen mit einem Public Key übermittelt.
Der Workflow nutzt das Zertifikat, um den Inhalt der Email so zu verschlüsseln, daß sie beim Empfänger (z.B. in MS Outlook) auch wieder entschlüsselt werden kann.
Dieses sehr sichere Verfahren ist somit eher im B2B-Bereich angesiedelt, wo Emails immer zu den gleichen Empfängern gesendet werden. Es ist nicht für den Versand von Emails an beliebige Empfänger geeignet.

FileScheduler Workflows bieten das Senden von Emails, die auf Basis eines Zertifikates aus einer PFX-Datei, .CER-Datei oder .PEM-Datei signiert oder verschlüsselt werden.

Darüber hinaus bietet FileScheduler Workflows weitere Möglichkeiten, Email-Texte und Dateianlagen vor dem Senden zu verschlüsseln und mit einem Empfänger-individuellen Passwort zu versehen. Nach dem Erhalt der Email kann der Empfänger den Email-Text und die Dateianlagen nach der Passworteingabe (z.B. im PDF-Viewer) anzeigen.

Was kann alles per Email gesendet werden?

Ein Email-Text kann im einfachen Fall aus normalen Text bestehen. Der Email-Text (Body) von Business-Emails wird in der Regel im HTML-Format gesendet, um die CI des Unternehmens auch in der Email-Signatur in Form von Formatierungen und Firmenlogos abzubilden.
Da RTF kein Standard-Format für den Email-Versand ist, wird ein als RTF-Text formatierter Email-Text vor dem Senden vom Email-Client (z.B. MS Outlook) automatisch in HTML umgewandelt.
Der FileScheduler Workflow kann Emails im normalen Text-Format sowie im HTML-Format senden.  Um den Empfang auf verschiedenen Geräte zu gewährleisten, können Emails auch beide Text-Bodys (normalen Text und HTML-formatierten Text) enthalten. Der Email-Client des Empfängers zeigt dann den Email-Body in dem Format an, das er unterstützt.

• Nutzung von textbasierten Email-Nachrichten und/oder HTML-Formatierten Email-Nachrichten
• Nutzung von eingebetteten oder verlinkten Bilden (z.B. Firmenlogos)
• Nutzung von Hyperlinks, die auf Inhalte Ihrer Website oder auf Dokumente im Passwort-geschützten User-Bereich verweisen.
• Nutzung beliebig vieler Datei-Anlagen (z.B. PDF, Office-Dokumente) mit oder ohne Dokumente-Passwortschutz
• Automatisches Zusammenfassen von Datei-Anlagen in einer ZIP-Datei, die mit oder ohne Passwort gesendet wird

Woher kommen die Daten zu den Email-Empfängern?

Alle notwendigen Angaben zum Senden von Emails (z.B. Name des SMTP-Servers, Absender-Email-Adresse) können direkt im FileScheduler Workflow eingestellt werden.
Die Angaben zu den jeweiligen Empfängern können natürlich variieren. Im FileScheduler Workflow können alle Daten zur Gestaltung der Emails aus beliebigen Datenquellen ausgelesen und in der Email zusammengeführt werden. 

Variable Daten zum Email-Empfänger (Email-Adresse, Name, Vorname, Anrede etc.) können beispielsweise aus einer MS Excel Tabelle ausgelesen werden.
Der Email-Text/Nachrichtentext kann beispielsweise aus einer Datei eingelesen werden, die als Textschablone dient. Bei der Erstellung einer Email liest der Workflow die Textschablone ein und füllt sie mit den variablen Daten des Empfängers (z.B. Name, Vorname), um personalisierte Email-Nachrichten zu erstellen.
Sie kennen dieses Prinzip sicherlich aus der Erstellung von Newslettern.

Alle variable Daten und Textschablonen, die zur Gestaltung von Emails benötigt werden, können vom Workflow aus verschiedenen Datenquellen eingelesen werden.

• Nutzung von Daten aus SQL-Datenbanken
• Nutzung von Daten aus MS Excel-Dateien, CSV-Dateien, XML-Dateien, HTML-Dateien und anderen Dateiformaten
• Auslesen von Daten aus PDF-Dokumenten (mittels FSExtract Modul)

Bei Bedarf können alle ausgelesenen Daten vor dem Versand einer Email nach individuellen Regeln überprüft, automatisch korrigiert oder konvertiert werden. So kann sichergestellt werden, daß inhaltliche Fehler vor dem Senden erkannt und vermieden werden.

Empfangskontrolle der gesendeten Emails

Leider gibt es nach dem Senden einer Email keine generelle 100% Kontrolle darüber, ob der Empfänger Ihre Email in seinem Postfach erhalten hat.
In den meisten Fällen senden beteiligte Mail-Server bei "Problemen" eine Rückmeldung an den Absender, also hier an das Email-Postfach, das der FileScheduler Workflow zum Senden der Emails nutzt.
Rückmeldung könnten beispielsweise sein: "Unbekannter Empfänger", "Email konnte nicht zugestellt werden", "Postfach des Empfängers ist voll"
Der Eingang solcher Rückmeldungen kann zeitlich stark variieren.

Der Mail-Server/Content-Filter des Empfängers entscheidet zudem, ob Ihre Email ins Postfach übertragen wird, einfach gelöscht oder in den Spam-Ordner verschoben wird.
In diesem Fällen erhalten Sie in der Regel kein Rückmeldungen, um den Empfang Ihrer Emails zu bewerten.

Dennoch besteht die Möglichkeit, die Zustellung der Emails auf Basis der genannten "Problem"-Rückmeldungen zu überprüfen.
Hierzu kann ihr FileScheduler Workflow auch den Posteingang Ihres Email-Absender-Accounts überwachen und prüfen, ob in einem gewissen Zeitrahmen Problem-Rückmeldungen zu den gesendeten Emails empfangen wurden. Der Workflow kann dann genau nach Ihren Anforderungen reagieren.